Những giấy tờ quan trọng cần lấy khi nghỉ việc để đảm bảo quyền lợi

(1) Giấy tờ chứng minh chấm dứt hợp đồng lao động
 Đây là giấy tờ quan trọng chứng minh cho việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Nếu không có giấy tờ này, người lao động sẽ không thể làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp sau khi nghỉ làm.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Nghị định 28/2015/NĐ-CP, được sửa bởi Nghị định 61/2020/NĐ-CP, giấy tờ xác nhận về việc chấm dứt hợp đồng lao động có thể là một trong các loại giấy tờ sau đây:

- Hợp đồng lao động đã hết hạn hoặc đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.

- Quyết định thôi việc.

- Quyết định sa thải.

- Quyết định kỷ luật buộc thôi việc.

- Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.

- Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động giữa người lao động và doanh nghiệp.

- Giấy xác nhận của doanh nghiệp về việc chấm dứt hợp đồng lao động với các thông tin về người lao động, loại hợp đồng lao động đã ký, lý do, thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động…

Do vậy, khi tiến hành thanh lý hợp đồng lao động với phía doanh nghiệp, người lao động cần yêu cầu họ cung cấp thêm giấy tờ xác nhận về việc chấm dứt hợp đồng.

Nếu doanh nghiệp cố tình không chịu cung cấp giấy tờ chứng minh chấm dứt hợp đồng lao động, gây ảnh hưởng đến việc hưởng trợ cấp thất nghiệp, người lao động có thể tiến hành thủ tục khiếu nại theo quy định tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

Theo đó, người lao động phải thực hiện khiếu nại lần đầu đến người sử dụng lao động. Nếu người sử dụng lao động không giải quyết hoặc giải quyết không thỏa đáng thì người lao động có thể khiếu nại lần hai đến Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đòi lại quyền lợi.

(2) Sổ bảo hiểm xã hội sau khi đã chốt thời gian đóng

Theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động có trách nhiệm sau:

Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

Hiện nay, khi đi làm và có tham gia bảo hiểm xã hội, mỗi người lao động sẽ được cấp 01 cuốn sổ bảo hiểm xã hội để ghi nhận quá trình đóng và hưởng bảo hiểm của mình.

Theo Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, sổ này sẽ được cấp và giao cho người lao động tự quản lý.

Khi nghỉ việc, người lao động phải tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội để có thể hoàn thiện đủ giấy tờ làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp và tiền bảo hiểm xã hội 1 lần sau này. Nếu sổ bảo hiểm xã hội chưa chốt, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ không giải quyết chế độ cho người lao động.

Trường hợp không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì tùy vào số lượng người lao động bị vi phạm, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 01 - 20 triệu đồng (theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP). Mức phạt trên là mức phạt áp dụng đối với cá nhân, nếu là tổ chức thì mức phạt gấp đôi.

Đặc biệt, ngay cả khi đã chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định nhưng cố tình không trả lại cho người lao động, người sử dụng lao động cũng sẽ bị phạt. Theo khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, với mỗi người lao động không được trả sổ bảo hiểm xã hội sau khi nghỉ việc, người sử dụng lao động sẽ bị phạt từ 01 - 04 triệu đồng nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp cố tình không chốt và trả lại sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động hoàn toàn có thể tố cáo hành vi vi phạm này đến Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội theo quy định tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

(3) Giấy tờ, chứng từ liên quan đến thanh toán thuế thu nhập cá nhân
 Nếu nhu cầu hoàn thuế, cần đề nghị doanh nghiệp cung cấp một số loại giấy tờ liên quan đến thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Theo khoản 2, Điều 8, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung) cá nhân được hoàn thuế trong các trường hợp sau đây:  

- Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;

- Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế; 

- Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tuy nhiên, để được hoàn thuế thu nhập cá nhân, phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, chứng từ liên quan bao gồm:

- Tờ khai quyết toán thuế (theo mẫu 02/QTT-TNCN).

- Giấy đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (nếu có).

- Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).

- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế, trong đó ghi rõ thông tin về tờ khai thuế thu nhập đã nộp. Trường hợp số thuế đã nộp ở nước ngoài thì cần cung cấp bản sao chứng từ từ ngân hàng và bản sao này phải được xác nhận bởi người nộp thuế, theo quy định của luật pháp nước ngoài.

- Bản sao các hóa đơn chứng từ liên quan đến việc đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

- Tài liệu chứng minh số tiền đã trả từ đơn vị hoặc tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài, trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, hoặc Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

Trong số những giấy tờ kể trên, có 2 loại giấy tờ cần yêu cầu người sử dụng lao động cấp trước khi nghỉ việc bao gồm:

- Chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ;

- Tài liệu chứng minh số tiền công ty đã trả cho bạn trong năm.